Kebijakan Penggunaan Email Official Universitas Mulia

logo, gmail, e-mail

Diberitahukan kepada Sivitas Akademika Universitas Mulia bahwa Pusat Komputer dan Jaringan (Puskomjar) akan memberlakukan kebijakan baru terkait dengan layanan akun Email dan Aplikasi Kolaborasi Google di lingkungan Universitas Mulia. Kebijakan baru tersebut seiring dengan perubahan kebijakan layanan Google, yakni Google Workspace for Education Standard sejak Juni 2022 yang lalu dengan memberikan pembatasan ruang penyimpanan sebesar 100 TB untuk semua pengguna dan efektif berlaku pada Januari 2023. Saat ini penggunaan ruang penyimpanan baru mencapai lebih dari 30%. Seiring dengan hal itu, penggunaan e-Learning Lentera Universitas Mulia telah mulai dijalankan pada Semester Genap 2022/2023 yang lalu dan intensitasnya akan meningkat pada pelaksanaan semester-semester berikutnya. Penggunaan Lentera akan diintegrasikan baik dengan Sistem Informasi Akademik (SIAS) dan akun Email. Untuk itu, guna menjaga efesiensi dan efektivitas layanan teknologi informasi di lingkungan Universitas Mulia, terutama layanan Email dan Aplikasi Kolaborasi Google, SIAS, dan Lentera, maka akan diberlakukan kebijakan baru sebagai berikut.

  1. Kuota penyimpanan berkas (file storage) pada akun seluruh sivitas
    akademika akan diberikan pembatasan sebagai berikut.
    a. Mahasiswa – 30 GB.
    b. Dosen – 100 GB.
    c. Tendik – 25 GB.
    d. Unit Kerja – 100 GB atau disesuaikan.

  2. Bagi pengguna yang mendapatkan pemberitahuan kelebihan kapasitas
    layanan Google Workspace agar dapat melakukan pengaturan,
    penghapusan, atau pemindahan ke luar akun Universitas Mulia sampai
    tanggal 30 November 2023. Pengguna yang tidak melakukan pengaturan
    atau penghapusan dalam batas waktu tersebut, maka akan dihapus oleh
    administrator.

  3. Seiring penggunaan e-Learning LENTERA yang terintegrasi dengan SIAS, yakni masing-masing akun LENTERA menggunakan NIM, maka untuk memudahkan integrasi dan pengelolaan, penamaan email akan disesuaikan sebagai berikut.

    a. Untuk Akun STUDENTS Mahasiswa Baru 2023 menggunakan nim, misalnya, 2311001 atas nama Budi Darmawan, maka akun email ybs adalah sebagai berikut. Contoh.
    naMA LENGKAP : 2311001 Budi Darmawan,
    EMAIL : 2311001@students.universitasmulia.ac.id

    b. Untuk Akun STUDENTS yang sudah dibuat mengunakan nama mahasiswa akan ditambahkan nama ALIAS berisi NIM. Contoh.
    NAMA LENGkap : 2011001 Budi Darmawan,
    EMAIL : budi.darmawan@students.universitasmulia.ac.id,
    EMAIL ALIAS : 2011001@students.universitasmulia.ac.id

    c. Untuk akun dosen, tendik, dan unit kerja saat ini masih tetap seperti semula dan belum ada perubahan apapun.

    d. Proses pada 3.a dan 3.b di atas diharapkan selesai sebelum 30 September 2023.

    e. Pengelola LENTERA akan menyesuaikan penggunaan akun dan nama email STUDENTS dan dosen di LENTERA sebelum 30 Oktober 2023.

    F. Pengelola akan melakukan penghapusan akun lama yang sudah tidak aktif dan/atau akun mahasiswa yang sudah dinyatakan LULUS dan/atau KELUAR. Diharapkan proses ini selesai sebelum 30 Desember 2023.

    G. Pengelola akan memanggil mahasiswa aktif yang menggunakan kuota terlalu banyak sehingga mengganggu penggunaan email secara keseluruhan. Gangguan itu berupa peringatan dari Google kepada pengelola untuk melakukan tindakan, yakni penghapusan atau pengurangan berkas (file).

  4. Disampaikan kepada seluruh pengguna bahwa pemanfaatan akun tersebut hanya untuk tujuan Tridarma Universitas Mulia. Dilarang menggunakan akun di luar Tridarma, seperti digunakan untuk pendaftaran aplikasi Game, judi Slot, pornografi, penipuan, atau menyimpan aplikasi maupun berkas (file) yang melanggar hukum yang berlaku di Indonesia maupun hukum Internasional. Bagi pengguna yang melanggar ketentuan ini, maka akun akan di-suspend atau dinonaktivkan. Apabila menyimpan berkas yang diidentifikasi pelanggaran hukum, maka akan dilakukan tindakan penghapusan.

  5. Kepada seluruh Mahasiswa Universitas Mulia bahwa penggunaan akun STUDENTS hanya berlaku sampai pada masa studi, yakni paling lama adalah 7 tahun atau setelah dinyatakan LULUS dan/atau KELUAR dari Universitas Mulia.

    Demikian, hal-hal yang belum disampaikan akan dilakukan perubahan pada informasi selanjutnya. Atas perhatian dan kerja samanya diucapkan terima kasih

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *